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英文商務(wù)電郵的實(shí)用技巧
郵件溝通較之面對(duì)面交流的一大優(yōu)勢(shì)在于，你可以借助一切力量使得你撰寫(xiě)的郵件準(zhǔn)確無(wú)誤得表達(dá)你的意圖，而不必?fù)?dān)心發(fā)音不標(biāo)準(zhǔn)或語(yǔ)法錯(cuò)誤等讓人尷尬的掉鏈子情況發(fā)生。
但往往人們忽視的便是一些細(xì)枝末節(jié)的注意事項(xiàng)，這兒有一些建議可以保證你的郵件給人留下好印象。
1. Know your email terms: 英語(yǔ)電子郵件發(fā)送程序有很多縮寫(xiě)，如果你不知道意思的話，你向老板提出的加薪請(qǐng)求就可能發(fā)給了整個(gè)辦公室！
"Reply to all"表示你的回復(fù)將發(fā)送給每一個(gè)收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內(nèi)，"cc" (carbon copy)部分指的是該郵件發(fā)給你指定的人，而"bcc"部分你可以悄悄的發(fā)送郵件而不讓其他的人知道– b代表的是"blind"（掩藏的）。如果有人要你"forward"一封郵件，意思是要你通過(guò)轉(zhuǎn)發(fā)的功能發(fā)送郵件，有時(shí)侯簡(jiǎn)寫(xiě)成"fw."
2. Use the Right Greeting:盡管用"Hey"作為寫(xiě)給朋友的電子郵件開(kāi)場(chǎng)白沒(méi)有任何問(wèn)題，但是最好不要用這種方式給一個(gè)潛在的商務(wù)伙伴這樣寫(xiě)信。另一方面，使用非常正式的傳統(tǒng)開(kāi)場(chǎng)白"Dear Sir" 也已經(jīng)越來(lái)越過(guò)時(shí)了。最好寫(xiě)成"Dear Mr. / Ms." 后跟那個(gè)人的姓氏。同事之間，通常可直呼其名，如"Dear John"）。
3. Keep it Short and Clear: 有些情況下，可能需要用華麗的詞藻和復(fù)雜的句式來(lái)彰顯你的聰明才智和教育背景。而在用英語(yǔ)寫(xiě)郵件的時(shí)候，清晰、有條理的方式才是最佳選擇。在郵件的第一段清楚的表明你寫(xiě)信的目的，保證每一段中都有代表核心觀點(diǎn)的中心句。使用類(lèi)似"first, second, next, and finally"的詞引導(dǎo)讀者你所要表述的每一個(gè)觀點(diǎn)。你不需在郵件中包括所有的詳細(xì)內(nèi)容，取而代之的可以是類(lèi)似"If you have any other questions please feel free to contact me,"這樣的短語(yǔ)來(lái)結(jié)束郵件，這樣一來(lái)可以為對(duì)方創(chuàng)造進(jìn)一步交流的前提。
4. Be polite and tactful: 懂得謙遜和準(zhǔn)確傳達(dá)信息的重要性。"I want."之類(lèi)的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，"I would like"顯得更尊重對(duì)方。又如"I am interested in"是提出請(qǐng)求建議或?qū)で笠庖?jiàn)的好方法。
5. 電子郵件正確結(jié)尾： "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是給收信人留下好印象的結(jié)尾方式。
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